In seguito alla cessazione del rapporto di agenzia, l’Agente può, indipendentemente dai conteggi elaborati da Casa Mandante formulare richieste integrative e /o di natura supplementare.
A riguardo, è opportuno precisare, che l’onere probatorio (vale a dire la dimostrazione delle circostanze affermate e/o del fondamento tecnico – giuridico dei diritti rivendicati) è posto a carico dell’Agente, il quale, quindi, anche in una fase stragiudiziale, viene sollecitato da Casa Mandante a provare documentalmente la correttezza delle richieste formulate.
Nel corso dell’esperienza maturata in materia, ho avuto modo di rilevare come, il più delle volte, gli agenti, pur potendo rivendicare i propri diritti, non abbiano, durante il rapporto negoziale, avuto cura di conservare tutta la documentazione occorrente atta a dimostrare la bontà dei propri diritti.
Per tal motivo, mi limito ad indicare quei documenti basici che vanno custoditi gelosamente, che potranno tornare utili all’atto della cessazione del rapporto onde poter sviluppare un’analisi concreta del rapporto di agenzia e quanto REALMENTE, a dispetto dei conteggi della Casa Mandante, compete all’Agente al momento della risoluzione del mandato:
senza specificare l’obiettivo ultimo delle conservazione di ogni singolo documento, che chiaramente può assumere rilevanza diversa a seconda delle singole fattispecie concrete e delle vicende che hanno caratterizzato il rapporto, è opportuno che l’agente abbia cura di conservare la seguente documentazione:
- Mandato di agenzia e eventuali successive variazioni contrattuali;
- Primo ed ultimo estratto conto provvigionale;
- Tabulato della clientela al momento dell’instaurarsi del rapporto negoziale;
- Fatture provvigionali emesse mensilmente o trimestralmente;
- Eventuali deleghe bancarie di autorizzazione al versamento dell’incassato;
- Distinte di incasso con fotocopie titoli di pagamento;
- Solleciti all’incasso;
- Tutta la documentazione/corrispondenza concernente incarichi di natura accessoria (attività coordinamento agenti/merchandising/rilevazione attività concorrenza/partecipazione obbligatoria ad eventi o fiere/eventuali relazioni peritali/affiancamento ad altri agenti);
- Documentazione attestante eventuale violazione obbligo esclusiva Casa Mandante;
- Disdetta mandato avendo cura di conservare la busta sulla quale è apposto il timbro postale ai fini di stabile la corretta decorrenza dell’eventuale preavviso .
Infine, prima di contattare un legale esperto in materia, è opportuno stampare il proprio estratto contributivo Enasarco al fine di verificare il corretto versamento dei contributi Previdenziali.
Avv. Maria Rosaria Pace
